El TCO hace referencia a lo que nos cuesta ser dueños de un bien (especialmente en materia de software y hardware, de donde se masificó el uso de este término). Es decir, así como un automóvil tienen un TCO que está representado en costos por deterioro frecuente de piezas y kilómetros antes de cada cambio de aceite entre otros factores, los productos y servicios que recibimos normalmente tienen un costo de propiedad inherente del que los vendedores nunca nos hablan y el cual debemos evaluar con absoluto detenimiento a la hora de realizar cualquier inversión, ya que su Costo de Propiedad se puede convertir en una carga imposible de administrar.

En esta edición de Consultor News presentaremos información simple acerca del TCO de nuestro Sistema Integral de Evaluación Consultor 1.4 y cómo este le ayuda a reducir costos en su organización.

Jorge Eduardo Quiroz Moreno
Líder del Proyecto Consultor
jequiroz@divisionsistemas.com.co

Conozca el TCO de sus inversiones y ahorre costos!

El Costo Total de Propiedad (TCO) es un modelo que permite conocer el costo directo e indirecto de poseer y usar un componente de Tecnología de la Información durante su ciclo de vida completo. El TCO puede ser entendido como el costo incluido en adquirir, instalar y administrar computadoras, redes y aplicaciones. Asimismo, se debe reconocer que los costos del hardware y del software están relacionados con el soporte, el entrenamiento y el tiempo muerto del sistema.

¿En qué consiste el modelo del Costo Total de Propiedad?
TCO es un modelo que ayuda a los responsables de los sistemas de informática en las empresas a comprender y manejar los costos presupuestados (directos) y los no presupuestados (indirectos) que están involucrados en la posesión y uso de los diferentes elementos tecnológicos (a través de su ciclo completo de vida).

El modelo del TCO ayuda a resaltar los temas actuales, justificar la necesidad de los cambios y entregar retroalimentación continua sobre costos de administración.
Analizar el TCO siempre es un paso importante. Aun cuando la estrategia actual de su organización sea "no cambios-no inversiones". EL TCO tenderá a crecer debido a que las variables de negocios externas están cambiando constantemente mientras usted se enfrenta con mantener un nivel apropiado de servicio. La mejor estrategia para administrar una política "sin cambios" es implementar una infraestructura más completa que le permita entregar el mismo nivel de servicio, mantener su valor de mercado, valor para los accionistas y costos.

La manera de hacer negocios y la forma en que la gente trabaja e interactúa, también han cambiado dramáticamente. Hace diez años, los individuos no podían crear documentos y presentaciones a nivel producción, comunicarse y colaborar electrónicamente, mantener conexiones remotas con la oficina y, lo más importante, manejar y compartir información. El objetivo de cualquier análisis es mantener o maximizar la productividad individual mientras se reducen los costos.

A través del análisis y la administración adecuada del TCO hay una gran oportunidad de comprender y reducir estos costos, ya que muchos de ellos están relacionados con la mano de obra, originados por los procesos que se llevan a cabo, el entrenamiento requerido y las herramientas usadas. Al analizar los costos, con frecuencia se ignora que a medida que los costos se incrementan, también se incrementa en forma proporcional la productividad y la flexibilidad individual. Inversamente, al reducir demasiado los costos (por ejemplo, el entrenamiento) normalmente se incrementa también el tiempo que el equipo está sin funcionar y las llamadas al área de soporte técnico.

El Modelo de Costo Total de Propiedad de Microsoft e Interpose
El modelo TCO de Microsoft e Interpose divide el total de los costos relacionados con la informática en dos clasificaciones: costos directos e indirectos.

Costos directos (presupuestados): Los costos directos pueden ser obtenidos a través del análisis del presupuesto típico del área de informática. Sin embargo, al iniciar la evaluación de costos en una empresa, a menudo se descubre que la organización no tiene una comprensión clara de sus presupuestos totales. La mayoría de las organizaciones no dan seguimiento a sus costos relacionados con la informática con exactitud, y no tienen información detallada sobre la ubicación de sus bienes, la cuenta total de gastos fijos y los gastos de mano de obra. Un modelo de TCO bien definido ayuda a evitar estas desventajas.

Costos indirectos (no presupuestados): Los costos generados por los usuarios finales que se brindan soporte informático a sí mismos y a muchos de sus compañeros, los así llamados costos indirectos, son rara vez medidos por las organizaciones. Pero es este costo indirecto el que puede crecer sin supervisión si los presupuestos en informática se reducen y la carga del soporte se transfiere directamente a los usuarios finales.

Definición de las categorías de costos
Para ayudar a las organizaciones a identificar todas las variables relacionadas con los costos de los sistemas, las clasificaciones de costos directos e indirectos están divididas en categorías de costos. Las subcategorías son lo suficientemente granuladas para permitir la acción, por ejemplo: productos, mejores prácticas o entrenamiento, pueden ser comparadas con las categorías y el impacto puede ser medido.

Costos directos (presupuestados)
Hardware y software: gastos de capital y costos de renta de nuevas instalaciones, actualizaciones y versiones.
Administración: administración de redes, sistemas y almacenamiento, asesorías externas, tareas reactivas y proactivas de administración.
Soporte: servicio de soporte, entrenamiento, compras, viajes, contratos de mantenimiento y soporte, trabajo extra.
Desarrollo: desarrollo de aplicaciones y contenido; pruebas y documentación, incluyendo nuevos desarrollos, personalizaciones y mantenimiento.
Costos de comunicaciones: cargos por líneas rentadas y por tener acceso a servidores.

La forma en que los costos son distribuidos en estas categorías varía en cada organización, dependiendo de la clase de tecnología presente, al igual que de los procesos y personas administrando y utilizando la tecnología. El modelo del TCO provee una metodología (basada en ciclo de vida) para comprender el costo promedio en la industria de un grupo concreto de bienes (estableciendo niveles de medición), reúne información de los costos reales en una organización y luego los compara con los costos promedio de la industria.

Así, La metodología y el modelo pueden ser utilizados para analizar los costos y beneficios de los proyectos para determinar su viabilidad financiera.

Apartes del sitio: http://www.microsoft.com/latam/technet/admon/tco/default.asp

En el centro de descarga desde nuestro sitio web, podrá obtener sin ningún costo una versión de demostración de Consultor 1.4.
También puede contactarnos para una demostración (+574) 440 06 40.

Para consultar ediciones anteriores de Consultor News, diríjase a http://www.divisionsistemas.com.co/consultor-news.htm

Hemos recopilado las preguntas que frecuentemente se realizan acerca de Nuestro Sistema Integral de Evaluación para presentarlas y responderlas a todos los suscriptores de Consultor News:

¿Qué es una licencia?
R/ Permiso para utilizar el sistema en un computador.

¿Por cuánto tiempo tengo derecho de uso sobre una licencia?
R/ Tiempo ilimitado.

¿Cuánto debo pagar al fabricante por cada nueva empresa, encuesta, persona, o estudio ingresado al sistema?
R/ $0

¿Cuánto vale mantener el sistema al día en actualizaciones?
R/ $0

¿Cuál es el Costo Total de Propiedad del sistema (TCO) por concepto de costos directos?
R/ Sólo el precio que paga por el sistema, ya que la capacitación y las actualizaciones son gratuitas, el soporte adicional a través de Internet también es gratuito y el sistema se instala en la plataforma informática existente en su empresa. Además, no tiene que pagar un peso adicional por nuevas encuestas, sondeos, participantes o empresas registradas en el sistema.

¿Cómo garantizo la consistencia de los resultados y el estado de las evaluaciones?
R/ Con las herramientas de auditoria incluidas en Consultor.

¿Cuántas empresas, estudios, encuestas y participantes puede almacenar el sistema por licencia?
R/ Número ilimitado

¿Cuántas personas pueden responder evaluaciones vía Internet sin tener que pagar por una nueva licencia?
R/ El módulo de respuesta web no tiene costo adicional y su licencia es gratuita para los usuarios de Consultor Edición Empresarial.

Cómo reducir costos con Consultor

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